Como es habitual, desde que la Universidad Nacional de San Juan aceptó los fondos provenientes de la empresa YMAD, los miembros de la Comisión Organizadora del Foro se reúnen todos los viernes con el fin de evaluar, consensuar y aprobar todas las acciones tendientes a la realización de dicho acontecimiento. Las reuniones son abiertas para todas aquellas personas que quieran interiorizarse y participar, y se llevan a cabo a partir de las 18 horas en el Tercer Piso del Rectorado, ubicado en calle Mitre 396 este. En anteriores reuniones, y según lo pautado desde la conformación de esta comisión, han podido intervenir y opinar diferentes agrupaciones y particulares en relación con la definición de áreas temáticas y otros lineamientos inherentes a la organización, sin embargo el poder de decisión y voto lo tienen los miembros de la Comisión.